Hvordan være mer produktiv

Føler overbelastet? Hvis du er, så uten å legge til dine bekymringer, husk at det er en ond sirkel. Ifølge Storbritannias sunneste arbeidsplassstudie forårsaker høy stress og mangel på fysisk aktivitet at industrien mister opptil 27 dager produktiv tid per ansatt hvert år. Mønsteret er kjent for alle rødblodede treningsgutter: En hevning av møter betyr at det ikke er tid til treningsstudioet, og et planlagt kveldsmåltid blir til et siste øyeblikk nåde fra Deliveroo. Problemet? Høy karbo-livsstil og mangel på trening gjør Jack til en uproduktiv gutt - og etter en annen dag med treg e-fiksing og sjelkrossing, er problemet verre, ikke bedre. Tid til å fikse det.

Skriv inn Graham Allcott, tidligere administrerende direktør og selvutnevnt "produktivitetsninja". "Jeg er ikke en av de naturlig organiserte menneskene," sier Allcott. "Min naturlige stil på arbeid er tvert imot: flaky, idebasert, mer komfortabel på strategisk nivå enn" gjør "-nivået, allergisk for detaljer og urealistisk om hva som kan oppnås i en gitt tidsperiode. Alle disse egenskapene er på sin måte blant mine styrker og har gjort meg vellykket i ting jeg har gjort. "

Mens Allcott sier at han spiller til disse styrkene, anerkjenner han også dem "som de krepsende svakhetene de er. Å bytte mine egne dårlige vaner og utvikle sterke, positive nye, ga meg muligheten til å hjelpe andre med å gjøre det samme. "Ved å bytte tidsstyring for oppmerksomhetsadministrasjon, være hensynsløs med e-post og slutte informasjonsoverbelastning, lover Allcott, at du får all din arbeidet som er gjort og ha tid til batch-matlaging, benkpress og sporadisk Netflix binge - og du vil føle deg bedre om morgenen. Din dydige sirkel starter her.

Eliminere stress

Stress er uunngåelig - det er kroppens fornuftige kjemiske respons på vanskelige og farlige situasjoner. Problemet ditt: Mekanismene som utviklet seg for å beskytte deg mot sabertandige tigre har ikke hatt tid til å hente på direktemeldinger og alltid på iPhones, og den konstante tilstrømningen av små stressorer er en produktivitetsmord. "Uansett hva vi jobber med, kan våre adrenalinnivåer føre oss til å gjøre det umulige mulig," sier Allcott. "Men når vi krysser linjen fra sunn adrenalin til usunn, stresset og ulykkelig, beveger vi seg fra motivasjon og momentum til å bli kvalt." Kjenne når det skjer, og du vil kunne fikse det.

Identifiser utløserne dine

Ulike mennesker klarer seg bra (og dårlig) med forskjellige situasjoner. "Tre viktige stressområder som er typiske for de fleste, er panikk over å være overbelastet med arbeid, mangel på klarhet om hva de skal gjøre og gjør vanskelige beslutninger, sier Allcott. Ta fem minutter å rangere fra 1-5 hvor bekymringsfull hver av disse er, og du vil vite hvor du skal fokusere på innsatsen din.

Få litt perspektiv

Det er lett å tro at alle andre beveger seg raskere enn deg og oppnår mer, spesielt hvis du betaler oppmerksomhet til sine sosiale medier. Tenk på ansiktet du presenterer for verden mot eventuelle negative følelser du kanskje har, og husk at andre mennesker gjør det samme.

Takle disse utløserne

Bruk nå listen din: Hva er det første skrittet mot å adressere stressorene du nettopp har notert? Hvis vaghet om mål er et problem, for eksempel, jobbe med å klargjøre det - om det betyr at du setter deg ned alene eller planlegger et møte for å sortere det ut med en kollega. Hvis det er overbelastning, lage en liste over dine forskjellige oppgaver og avgjøre hva som er det mest produktive trinnet du kan ta på hver av dem akkurat nå.

Omfavne konflikt (når du må)

Ingen liker konflikt unntatt sosiopater, men noen ganger er det nødvendig. Å la konflikter fester er en viktig stressor. Hvis du kan adressere en akkurat nå, gjør du det. Rolig og respektfullt, selvfølgelig.

Hold det lekende

Sikt på en tilstand av lekfull, produktiv momentum hvor du er positiv, avslappet og i kontroll. Husk: Det eneste som er forskjellig her fra å føle seg stresset, fast og følelsesløs, er hva som skjer i tankene dine.

ANBEFALT: Hvordan håndtere stress på jobben

Få organisert

Hvis skrivebordet ditt er et høyde med papir og skrivebordet på skrivebordet ser ut som en snøstorm, er det på tide å stripe tilbake. "Som mange mennesker bruker jeg papirreferansesystemer mindre og mindre i disse dager, og jeg vil gjerne nå et punkt der jeg var virkelig papirløs, men det er tider når bare papirarkivering vil gjøre, sier Allcott. "Ideen om å oppnå et papirløst kontor for meg virker som feil mål å sikte på. Bare start med 'mye mindre papir'. "Slik er det gjort.

Vær hensynsløs

Kast bort eller resirkuler ethvert stykke papir som inneholder materiale som er lett tilgjengelig på nettet, inkludert arkiverte aviser eller magasiner. Legg vekt på keepsakes og ting du sannsynligvis vil trenge fysiske kopier av - sertifikater, si, og beviser på adressen.

Ha en god ide park

Dette er din dumpingplass for ting å bla gjennom, prøv eller se når du sitter fast for ideer for fremtiden. Det kan være en app-curated liste, eller bare et skybasert dokument.Inkluder en underliste for musikk / film / YouTube-anbefalinger for når du trenger underholdning eller ha et ekstra ti minutter.

Skriv sjekklister

For enhver vanlig aktivitet sparer de på hjernen. Hold dem til din ukentlige butikk, oppgaver du må gjøre hver uke, og for sosiale ting som ellers vil bli presset til baksiden av køen. Ja, ring din mamma.

Hold en kalender

Det høres latterlig enkelt ut, men gjør du det egentlig? Å holde en online tidsplan med må-holde avtaler frigjør verdifull minneplass som du ellers ville bruke til å holde styr på dem. Hvis du er forpliktet til en papirversjon, tar du hyppige bilder av den med telefonen.

Øv beslutningstaking

Å være hensynsløs er hardt i begynnelsen, men når du gjør innspill til informasjon overbelastning, håndtere e-post og bruk sjekklister, vil det være enkelt. Hold det ut - belønningene vil være verdt det.

Vær mer produktiv

Din gamle oppgaveliste er dømt. "Det er bare ikke nok til å gi oss fleksibiliteten til å håndtere de ulike nivåene av kompleksitet vi møter i vårt kunnskapsarbeid - fra umiddelbare handlinger gjennom til de tingene vi kan gjøre gjennom de bredere oppgavene på prosjektnivå", sier Allcott. "En grunnleggende standard oppgavelistene virker ikke, er at de ofte prøver å gjøre hva du skal skille i to eller tre forskjellige lister." Her er din nye, flerlagsversjon.

Prosjektlisten

Et prosjekt er noe arbeid som trenger mer enn et par trinn for å fullføre. Å få en ny telefon, si, er ikke bare en ting: det betyr forskning, prisjämförelser, shopping og telefonsamtaler. Prosjektlisten din bør være for ting du ikke trenger å gjøre daglig, men at du trenger en påminnelse om å kontrollere at du gjør fremgang på - kanskje en gang i uken. For et hvilket som helst prosjekt, avgjøre hvilket utfall du sikter på, og hvordan du måler suksess før du skriver det ned.

Hovedhandlingslisten

Dette er din største, mest dynamiske liste, og den burde inneholde alle handlinger du kan gjøre akkurat nå for hvert prosjekt du jobber med. Vær spesifikk snarere enn generell: "Øv på utkast til presentasjon og avgjør endringer" er bedre enn "ferdig presentasjon", for eksempel. Med denne listen gjort, vil du alltid være klar over hva du skal gjøre neste. Fokuser på den neste handlingen, ikke en som krever innspilling fra andre mennesker før du kan fullføre den.

Den daglige oppgavelisten

Dette er et fokusert utvalg fra hovedaktivitetslisten din. "Tenk på hovedaksjonslisten som en garderobe som er full av alle klærne dine og din daglige liste som de tingene du skal ha i dag, sier Allcott. Skriv det ned på et Post-it-notat, eller merk et par ting som "høy prioritet" i kalenderen din. Du er ikke overmenneskelig, så velg de to eller tre viktigste tingene, og ri momentumet for å få dem ferdig.

Avslutt overbelastning av informasjon

Det er et større problem enn det var for to år siden, enn si ti, og enda stressende enn å vite at du har savnet noe viktig som du trengte å handle på, er muligheten for ikke å vite. "Det faktum at du ikke engang vet hva andre muligheter eller trusler ligger begravet i den bunken med e-postmeldinger - eller alle andre biter av sosiale medier du er opptatt av - ligger til grunn for mest e-postbaserte stress" sier allcott "Folk blir slave til deres e-postkonto, da det piller opp enda lenger, og det blir raskt en konstant avløp på oppmerksomheten - aldri å fikse det fjellrike problemet foran deg, bare regelmessig påminn deg om at fjellet fortsatt er der for å være klatret. " Høres kjent ut? Her er hva du skal gjøre.

Rethink-tilkobling

Å sjekke e-post og sosiale medier er trøstende fordi det føles som å gjøre fremgang. Det er det ikke. Første trinn: Slå av hver lyd og grafikk som nekter deg å sjekke nye e-poster. Endre tankegangen din fra "sjekke" til "behandling". Hver gang du åpner innboksen, bør målet ditt være å behandle hva som er der, ikke bare å se om noe er nytt.

Bruk Ds

Din nye mantra: Slett, Gjør det nå (hvis det tar mindre enn to minutter å håndtere), Gjør det senere, Delegere eller Beslut at det ikke trenger en handling, men kan bli arkivert - enten for fremtidig referanse, eller for å kontrollere at noen andre har fulgt opp på den.

Sett opp en epost 'dødsrad'

Flytt hver e-post over seks måneder til sin egen mappe. Legg til en tid i kalenderen din seks uker i fremtiden, og hvis du ikke har behov for disse e-postene, sletter du dem. På samme måte kan du sette opp et filter for å slette e-post fra personer som har forlatt bedriften din.

Ikke vær obsess over delmapper

Du trenger bare tre: Handling, Les og vent (legg til en @ hvis nødvendig for å holde dem øverst i mappestrukturen til e-posten din). Handling er for ting som trenger en handling som tar mer enn to minutter. Les er for lengre e-poster som du må komme til etter hvert. Venter på e-post hvor du venter på noen andre til å gjøre noe - og hvor du vil ha en vellykket konklusjon. Hvis du ikke bryr deg, ikke bry deg om å spore dem.

Gå mørkt

Nå som du er mer organisert, i stedet for å sjekke e-posten din når du føler det, gjør du det på bestemte tider. En mulig tilnærming er 50-50 - en rask skanning av innboksen om morgenen, så ingen epost til ettermiddagen, når du kan gå all-out.Du kan også angi tre vanlige tider: tidlig morgen, lunsj og slutten av dagen, eller, hvis du er i en spesielt reaktiv virksomhet, tilordne ti minutter en time i timen.

Fokus oppmerksomheten

Glem tidshåndtering. I informasjonsalderen, hvor oppmerksomheten din går, er viktigere. "I" kunnskapsbaserte "jobber - som egentlig er de eneste jobbene som motstår automatisering - du er samtidig sjefen og arbeideren, sier Allcott. "Du er ansvarlig for ikke bare å gjøre jobben, men å bestemme hva arbeidet er, og bestemme om du skal reagere på nye innganger ved å endre prioriteringene." Resultatet: konflikt, ubesluttsomhet og utsettelse, siden det er vanskelig å vite når "sjef "Eller" tenkning "-modus, og" arbeideren "eller" gjør "-modusen begynner.

Forstå oppmerksomheten

Det er en mer begrenset ressurs enn tiden. Det er lett å gjenkjenne at oppmerksomheten din mislykkes hvis du er på Twitter i seks timer om dagen, men hvis du bruker 80% av oppmerksomheten til møter, så vær ikke overrasket hvis du ikke har noen oppmerksomhet igjen for andre ting. Tenk på oppmerksomhet, ikke tid, som din nye valuta, og del den i proaktive, aktive og inaktive faser. Målet er å gjøre ditt beste arbeid i løpet av din prostaktiske utbrudd, og redde det grunne arbeidet for inaktiv tid.

Trene opp timeplanen din

På papir kartlegger du en gjennomsnittlig dag: Start og slutt tider, pauser og alt arbeid du gjør før eller etter dine planlagte timer. Trene når du er mest oppmerksomme eller svake - er du en treg startpakke, eller svak etter lunsj? Legg ned noen overraskelser, og tråkk ut den beste tiden for deg å gjøre komplekse eller vanskelige oppgaver. Ikke kast bort dine mest produktive tider, jage fakturaer og skifte blekkpatroner.

Tenk "sjefmodus" og "arbeidsmodus"

Fortsett å tenke og gjøre adskilt, og du vil forbedre begge. Planlegg viktige beslutninger, prosjektplanlegging og kreativ tenkning for dine mest proaktive tider - rett etter din første morgenkaffe, si. Daglige avgjørelser kan vente på mindre produktive tider, og lagre ting som å rydde opp innboksen eller skrivebordet for lunsj etter lunsj.

Beskytt din oppmerksomhet

Det er to hovedtyper av avløp på din oppmerksomhet: intern og ekstern. Den førstnevnte er enklere å håndtere: svare på e-post i grupper snarere enn når den kommer, og tilordne tider hvor du har lov til å gjøre internett-undersøkelser. Eksterne oppmerksomhetsavløp er tøffere, men - hvis du kan komme unna med det - unngå unødvendige møter, og slå på telefonen bare på bestemte tidspunkter, i stedet for å være tilgjengelig hele tiden. Hvis du kan, jobber du med kaféer av og til - det er ingenting å gjøre der, men drikke kaffe og gjør ditt beste arbeid.

Lag 'oppmerksomhetslommer'

Dette betyr å finne tidspunkter i løpet av dagen hvor du ikke gjør noe. Hold fysiske og digitale lesefiler - en A4-lommebok og Instapaper-appen vil gjøre det - slik at du kan hente opp under pendler eller nedetid. Når det er andre naturen, prøv en "tenkningsliste", en rekke store beslutninger du fortsatt synkroniserer med telefonen din, som du kan henvise til når du venter i købetjenesten for selvbetjening.

Stopp multitasking

Multitasking er 90-tallets ledelse - snakk nonsens. Ved å tvinge hjernen til å bytte fra en ting til en annen, bruker du virkelig mye mental innsats på oppsettetiden og drar deg bort fra å gjøre (og etterbehandling) ting. Monotasking, med fokus på en ting om gangen, er løsningen.

Kom deg vekk fra kontoret

"Arbeidsmiljøet ditt kan være fullt av forstyrrelser og støy - presset, utfordrende, åpent og frenetisk," sier Allcott. "Din beste proaktive oppmerksomhetsarbeid må kanskje finne sted utenfor dette stedet." Behandle sjefen din til å akseptere den ved å forklare at du må jobbe hjemmefra eller en kafé for en dag - så sørg for at du gjør noe av det mest produktive arbeidet ditt den dagen.

Samle gode ideer

Å ha metoder for å fange gode ideer uten å bli distrahert av dem, er nøkkelen. Å holde Twitter's "Like" -knapp for ting du vil referere til, er ett alternativ. Bruk av telefonens screengrab eller et åpent Google Drive-dokument er andre.

Planlegge utsettelse

Produktivitetstrener sverger ved Pomodoro-timeren, oppkalt etter de tomatformede timere som er populære i high end-kjøkken. Finn en gratis en på tomato-timer.com og bruk den til å planlegge vanlige 25-minutters biter av uavbrutt arbeid, med fem minutters biter av Twitter / Instagram / Angry Birds i mellom.

Ha færre møter

Mennesker er sosiale dyr, så det å ha møter virker som en produktiv bruk av tid. Også, noen mennesker liker kjeks og ineffektivitet. Her er din alternative styringsstrategi.

Hijack-skrivebord

Gjør møtene dine en-til-en og send en e-post som ber om tillatelse til å pope ved en persons skrivebord. Hvis de ikke svarer (eller de unngår deg), bare dukker opp på pulten deres - hvis ikke noe annet, vil de være ivrige etter å bli kvitt deg, og redusere polstringen som utgjør rombaserte møter.

Prøv MBWA

Management-By-Walking-Around er en konsensusbygger for folk som er kort tid: gå mellom bygningens avdelinger to eller tre ganger i uken, og ta med en notatbok om nødvendig for å fange opp handlinger eller ideer du må følge opp.

Tenk himmelnivå

Problemet med de fleste møter er at de er fokusert på detaljer, ikke det store bildet. Når de er uunngåelige, bruk dem til å fokusere på spørsmål som "Hva er viktig her: kvalitet eller kostnad?" "Eller" Hva er den generelle tilnærmingen? "Når de store grepene er bestemt, vil de riktige handlingene følge naturlig.

Hvordan være en produktivitet ninja: bekymre seg mindre, oppnå mer og elske hva du gjør av graham allcott er tilgjengelig nå (ikonbøker, kr 8,99), kjøp på Amazon

Redaktør Og Forfatter.

Del Med Vennene Dine
Forrige Artikkel
Neste Artikkel

Skrive Inn Din Kommentar